Entre las precauciones que debes tener al exponer en público están las relacionadas con la teleconferencia* y sus formalidades.
Una teleconferencia no es otra cosa que exponer en público a distancia por medio de una plataforma virtual, es decir, de manera audiovisual. Eso demanda familiarizarte con algunas formalidades que te faciliten el proceso y lo hagan más productivo y agradable.
¿Presencial o no presencial?
Es muy importante que sepas que uno puede estar presente físicamente o mediante un sistema de comunicación a distancia.
No es exacto decir que una conferencia es "presencial" cuando el conferenciante está "en el mismo lugar" que sus oyentes, porque gracias a la tecnología uno no solamente puede estar presente en un mismo lugar, sino en un mismo tiempo.
Es cierto de el diccionario define que uno está presente cuando está con sus oyentes "en un mismo "lugar". Pero si sigues leyendo la definición, verás que también aplica cuando uno está "en un mismo tiempo".
Por tanto, la definición de presencia [del griego παρουσία (parousía)] puede aplicarse tanto al "lugar" como al "tiempo" en que concurren las personas. Por ejemplo, uno puede valerse del teléfono para enterarse de un asunto que requiere una decisión urgente, discutir las opciones en ese momento, tomar la decisión y ordenar su ejecución. Por ejemplo, un astronauta en la Luna puede coordinar acciones con su base en la Tierra.
La persona no está presente físicamente en el mismo "lugar", pero sí en el mismo "tiempo" o coyuntura. Todos consideran válida la conversación, la decisión y la orden o autorización de ejecución. Las personas involucradas se mantienen en comunicación estrecha en todo momento, tanto a la hora de discutirlo como a la de tomar la decisión. Nadie puede negar que "están todos presentes".
En cambio, no se consideraría "presencial" una grabación o video, es decir, un discurso grabado, retransmitido en en un momento y horario distinto.
Por tanto, los términos "presencial" y "no presencial" son usados muchas veces de manera inexacta e inapropiada cuando se trata de una presentación a distancia. Lo que debería determinar el significado no es la distancia, sino "el tiempo o momento" y/o "el lugar", no el hecho de aparecer en una pantalla.
"Presencial" se refiere a una presentación que se lleva a cabo en el mismo lugar o momento, ya sea en vivo y en directo o a través de una pantalla. Pero "en diferido" cuando no se lleva a cabo en el mismo lugar o momento, es decir, no es en vivo y en directo, aunque sea a través de una pantalla.
¿Conferencia o discurso?
Una conferencia es una conversación entre dos o más personas, mientras que un discurso es un razonamiento, que puede hacerse público.
Por ejemplo, un discurso puede escribirse y difundirse en diferentes formatos. El discursante no necesariamente está "presente" en todas partes. Esto que estás leyendo es un discurso, no una conferencia en el sentido estricto de la expresión. Pero también podríamos presentarlo ante un gran auditorio de manera hablada o por lenguaje de señas
Sin embargo, si hiciéramos el contacto por teléfono, WhatsApp, correo electrónico o plataforma audiovisual, sí sería una conferencia. Aunque no lo hagamos en tiempo real, porque podría transcurrir cierto espacio de tiempo entre la emisión, recepción y la respuesta del mensaje, sería una conversación a distancia.
No sería una conferencia ni comunicación presencial si puedo usar mi control remoto o dispositivo para detener la presentación y continuar más tarde u otro día, es decir, si el conferenciante no requiere mi respuesta o reacción. Eso no tendría nada de presencial y no sería una conferencia.
Pero si la comunicación requiriera una emisión y una respuesta, se trataría de una conferencia en el estricto sentido de la palabra, aunque transcurriera algún tiempo entre ambas. No se trataría simplemente de escuchar un razonamiento, sino de involucrarse en la conversación y participar en ella.
Por eso, en el asunto de hablar o exponer ante un auditorio, es necesario entender bien los significados de las las acciones, a fin de poder situarnos en sincronía y saber qué estamos haciendo.
Al respecto, unos recomiendan enfáticamente unas cosas, otros hablan prohibitivamente de otras. ¿A quiénes hacerles caso? No tienes que buscar la fuente ni ver sus hojas de vida, ni siquiera saber cuántos años de experiencia tienen. Tú eres "tú" y seguirás siéndolo por el resto de tu vida. Y tú eres quien decide hacia dónde dirigir tus esfuerzos.
Contacto visual
Algo que he notado muchas veces como error recurrente cuando se trata de una teleconferencia, es la falta de empatía de los conferenciantes o entrevistados respecto a su contacto visual con el televidente. En vez de mirar a la cámara, miran la pantalla, fijan sus ojos en un documento o en otra parte, lo que da la impresión de evadir el contacto cara a cara, de que se desentienden del contacto.
Algo que he notado muchas veces como error recurrente cuando se trata de una teleconferencia, es la falta de empatía de los conferenciantes o entrevistados respecto a su contacto visual con el televidente. En vez de mirar a la cámara, miran la pantalla, fijan sus ojos en un documento o en otra parte, lo que da la impresión de evadir el contacto cara a cara, de que se desentienden del contacto.
Si no haces contacto visual, decaerá, disminuirá y se debilitará la influencia que tienes sobre el televidente. No imites a los que evaden el contacto visual con la cámara, sino a aquellos que con empatía entienden que el contacto visual comunica fortalece la confianza.
En mi opinión, mirar a la pantalla es uno de los errores más comunes. ¿Por qué? Porque la mirada comunica franqueza, y la evasión del contacto visual no promueve la franqueza, la comunicación franca ni, por tanto, la convicción y persuasión. ¡Hay que mirar a la cámara, no a la pantalla! Es importante comunicar franqueza y facilitar la persuasión.
Claro, se sugiere mirar a la pantalla de rato en rato para ver cómo reciben el discurso tus oyentes. Pero la mayor parte del tiempo deberías mirar a la cámara y hacer contacto visual con el oyente, cara a cara, no indirectamente por medio de mirar a la pantalla.
Debes pensar en tus oyentes y ver con empatía la presentacion desde "su" punto de vista, no desde el tuyo. Trata de ponerte en "su" lugar. Tu palabra no tendrá fuerza persuasiva si te la pasas mirando abajo o a los lados y das la apariencia de que no te interesa la opinión los que te están viendo.
Respeta los protocolos de comunicación
Claro, aunque lógicamente se permite cierta informalidad al conversar por teleconferencia con la familia cercana o los amigos, no sería prudente tomarnos libertades al tratar con proveedores y clientes internos o externos del negocio, así como con los invitados y extraños que asisten a un seminario o conversatorio. Ellos esperan que, como mínimo, respetaremos ciertas formalidades y protocolos sociales, y uno básico es el contacto visual con la cámara, no con la pantalla.
Otro es evitar el exceso de ademanes y gestos del rostro. No es necesario hacer un movimiento de manos por cada palabra o frase que sale de tu boca. Tampoco es necesario mantener tus manos arriba todo el tiempo. Úsalas discretamente para enfatizar solo los puntos importantes o para describir una forma específica. No las muevas a cada rato.
Y así como vemos las ventajas de respetar algunas formas de urbanidad en la interacción social, es decir, físicamente en el día a día, también nos conviene tener en cuenta algunas formalidades al hacerlo en el ciberespacio. El hecho de estar lejos y vernos a través de una pantalla no nos exime del respeto ni del sentido de responsabilidad al usar los equipos.
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*Teleconferencia. ["Conferencia" con prefijo del griego τηλε, tễle (lejos, distancia). No digo videoconferencia porque no necesariamente me refiero a conferencias grabadas en video, que se pueden editar, es decir, aplicarles correcciones, cortes y montajes antes de su difusión y que quizás nunca se difundan, sino a algo que se debe tomar con pinzas: Conferencias que se llevan a cabo en tiempo real (ya sea que se graben o no) y sin retoques, cuyo auditorio se reúne en otro(s) lugar(es).
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